امضای ایمیل، یک رفتار حرفه ای

 آیتم‌‌های زیادی وجود دارند که می‌‌توانند در توسعه برندینگ شخصی شما کمک کنند. مواردی مثل لباس، شماره تلفن همراه، مدرک تحصیلی، وب‌‌سایت شخصی، توانایی‌‌های کلامی و ارتباطی و بسیار چیزهایی از این دست که معمولا بسیار هزینه بردار است. حال این هزینه می‌تواند مالی باشد، زمانی و یا حتی اعتباری باشد ولی در کنار این موارد می‌‌توان به خرده اِلمان‌‌های مختلفی اشاره کرد که نسبت به سایر گزینه‌‌های این لیست اگرچه هزینه بسیار کمی دارد اما به این دلیل که مورد توجه همه نیست معمولا می‌‌تواند در صورت استفاده درست از آن تاثیری به مراتب بیشتر از آنچه احساس می‌‌شود، ایجاد کند.

امضای ایمیل یکی از این واژگان کمتر شناخته شده است که در بهبود ارتباطات ایمیلی و اینترنتی می‌‌تواند نقش سازنده‌‌ای بازی کند.
امضای ایمیل از جمله قابلیت‌‌های تمامی سرویس‌‌دهنده‌‌های معتبر ایمیل مثل جیمیل و یاهو است که کمتر مورد استفاده همگانی قرار گرفته است و دقیقا به همین دلیل استفاده مناسب از آن می‌‌تواند در القای احساس کارآمدی و منظم‌‌بودن به طرف مقابل مفید باشد. 
امضای ایمیل که در انتهای ایمیل‌‌ها و به‌طور خودکار درج می‌‌شود هرچند نام و کاربرد خود را از امضای پای نامه‌‌های رسمی گرفته است اما وجه قانونی ندارد و صرفا جهت اطلاع‌‌رسانی است.
در تقسیم‌‌بندی ساده می‌‌توان امضای ایمیل را به سه دسته تقسیم کرد.

امضای ایمیل شخصی

در این مدل شخص تنها به درج اطلاعات شخصی، عکس و احتمالا نمونه امضای خود بسنده کرده و تمرکز روی خود شخص است. این ایمیل معمولا با سرویس‌‌دهنده‌‌های عمومی یا وب‌‌سایت شخصی ساخته می‌‌شود. این ایمیل می‌‌تواند حاوی لینک به شبکه‌‌های اجتماعی مختلف باشد و برای کارهای شخصی فرد مورد استفاده قرار گیرد.

امضای ایمیل شخصی-شرکتی

این ایمیل که باید توسط دامین شرکتی ساخته شود تاکید بیشتری در نقش سازمانی فرد دارد و برای ایمیل‌‌های سازمانی استفاده می‌‌شود. در این نوع امضای ایمیل لوگوی شرکت در کنار عکس فرد به همراه اطلاعات تماسی شرکتی و سمت شخص درج می‌‌شود. در این نوع ایمیل بهتر است تنها به درج لینک شبکه‌‌های اجتماعی کاری مثل لینکدین اکتفا کرد.

امضای ایمیل شرکتی

این مدل امضای ایمیل بیشتر برای اطلاع‌‌رسانی‌‌های عمومی کاربرد دارد شامل لوگو، شماره تماس شرکت و لینک شبکه‌‌های اجتماعی مختلف شرکت است و معمولا با نام info یا no-reply ساخته می‌‌شود.
در کنار این بایدها، نبایدهایی نیز وجود دارد که رعایت نکردن آن می‌‌تواند اثرات سویی بر امضای ایمیل ایجاد کند.
اگر عکس‌های خود را در هاست ایمیل خود قرار ندهید، ریسک بزرگی را متحمل شده‌اید. در این حالت ممکن است بعضی سرورهای دریافت‌کننده ایمیل عکس‌ها را به‌عنوان فایل ضمیمه شناسایی کنند و در امضا نمایش ندهند. همچنین آپلود عکس در یک سرور نامطمئن ممکن است با خطر از دست رفتن دائمی یا موقت عکس به‌خصوص برای ایمیل‌های ارسال شده همراه باشد.

بهتر است از فونت‌های عمومی استفاده کنید که در سیستم‌عامل‌ها و دستگاه‌های مختلف موجود باشد چون در غیر این صورت با تغییر خودکار فونت توسط مرورگر ممکن است طراحی و قالب‌بندی‌های امضای ایمیل به‌طور کامل به‌هم بریزد.
استفاده از فونت‌های بسیار یکی دیگر از اشتباهات بزرگ است. سازگاری، هماهنگی و البته سادگی امضا، ایمیل را شیک، امروزی، تمیز و مرتب نشان می‌دهد. به جز زمانی که صاحب یک مهد کودک هستید از فونت‌های بامزه استفاده نکنید. به جای استفاده از نام شبکه‌‌های اجتماعی بیشتر از لوگوی آنها استفاده کنید، این کار بر سادگی طرح می‌‌افزاید. اگر شما سبز، آبی، صورتی، نارنجی، بنفش و زرد را دوست دارید، این عالی است اما به این معنی نیست که باید از همه آنها در امضای ایمیل خود استفاده کنید. با توجه به روانشناسی رنگ‌ها یکی را انتخاب کنید و برای متن‌‌ها نیز از رنگ تیره‌‌تر آن یا خاکستری یا مشکی استفاده کنید. البته اینها در شرایطی است که می‌خواهید امضای ایمیل شما حرفه‌ای و مناسب به نظر برسد.

بعد از اتمام طراحی نیاز است فایل نهایی را به سرورهای ایمیل مختلف ارسال کنید و با گجت‌های متنوع آن را تست کنید که کدهای آن دچار مشکل در نمایش نباشد. در غیر این صورت مخاطب شما ممکن است نسخه‌‌ای بسیار متفاوت و ناخوانا را دریافت کند.
عکس‌‌های استفاده شده در ایمیل خود را نهایتا به دو مورد ختم کنید. عرض و ارتفاع عکس‌‌ها بهتر است از 250 پیکسل بیشتر نباشد و حجم آنها نیز در حالت بهینه‌‌ای باشد.
تحت هیچ شرایط به امضای خود فایلی را ضمیمه نکنید و به جای آن از لینک دانلود از سایت شخصی خود استفاده کنید. واداشتن افراد به دانلود اطلاعات موجب ناراحتی مخاطب شده و تاثیر امضای ایمیل را می‌‌کاهد.
هرچند استفاده از کدنویسی برای ساخت امضای ایمیل می‌‌تواند کمی سخت جلوه کند، اما مزایای آن به نسبت استفاده از تنها یک عکس سراسری که قابلیت اتصال تنها به یک لینک را دارد بسیار بیشتر از هزینه‌ آن است.
در امضای ایمیل خود جملات طنز و اصطلاحات خود را به‌کار نبرید، مگر اینکه یک نویسنده باشید، زیرا ممکن است موجب رنجش مخاطبان شود. البته می‌‌توانید از شعار سازمانی شرکت  نیز در ایمیل شرکتی خود استفاده کنید.